ترفندهای آفیس ۲۰۰۷

اشاره : تصور کنید در میان تعداد زیادی سند آفیس، باید به دنبال فایلی بگردید که اطلاعات خاصی در آن ذخیره شده است. مسلماً باز کردن هر یک از این فایل‌ها کار ساده‌ای نیست و زمان زیادی را می‌گیرد.

مشاهده یک سند آفیس پیش از اجرا تصور کنید در میان تعداد زیادی سند آفیس، باید به دنبال فایلی بگردید که اطلاعات خاصی در آن ذخیره شده است. مسلماً باز کردن هر یک از این فایل‌ها کار ساده‌ای نیست و زمان زیادی را می‌گیرد. بنابراین باید به دنبال راه‌حل بگردید. یک راه این است که نام فایل‌ها را به گونه‌ای انتخاب کنید که بیانگر محتوای فایل باشد. راه دیگر این است که فایل‌ها را بر‌اساس موضوع و تاریخ در پوشه‌هایی دسته‌بندی کنید. اما آفیس 2007 راه‌حل ساده‌تری را در اختیار کاربران قرار داده است. این قابلیت به شما امکان می‌دهد قبل از اجرای یک سند آفیس، آن را در پنجره ‌Open به صورت پیش‌نمایش مشاهده کنید. برای استفاده از این امکان  باید مراحل زیر را دنبال کنید: 1- روی دکمه ‌Office کلیک کنید. 2- روی عبارت Open کلیک کنید (اجرای دستور Open با استفاده از کلید میان‌بر Ctrl+O نیز امکان‌پذیر است). اکنون کادر محاوره‌ای دستور Open باز شده است. 3- روی شکلک فلشی که به سمت پایین است و در کنار دکمه‌ Views (گوشه‌ بالایی و سمت راست پنجره) قرار دارد کلیک کنید تا فهرست مربوطه باز شود. 4- روی عبارت Preview (پیش‌نمایش) کلیک کنید. با این کار پنجره‌ قابلیت پیش‌نمایش در سمت راست کادر محاوره‌ای دستور Open قرار خواهد گرفت. 5- اکنون روی فایلی که می‌خواهید محتویات آن نمایش داده شود کلیک، کنید. اولین قسمت (اولین صفحه) فایل مربوطه در پنجره ‌Preview نمایش داده می‌شود. حتی می‌توانید به کمک Scroll Bar تمام فایل یا سند را مشاهده کنید. 6- با تکرار مرحله‌ 5، می‌توانید سند مورد نظر خود را بیابید. 7- در انتها روی دکمه ‌Open  کلیک کنید تا فایل مورد نظر اجرا شود. اگر با نرم‌افزار پاورپوینت کار می‌کنید، در پنجره ‌Preview، اولین اسلاید سند شما نمایش داده می‌شود. اما یک راه دیگر برای نمایش اولین اسلاید اسناد پاورپوینت، قرار دادن وضعیت نمایش فایل‌ها در حالت Thumbnails View  است. برای تغییر وضعیت به این حالت باید مراحل 1 تا 3 را طی کنید و سپس روی عبارت Thumbnails در فهرست حالت‌های نمایش کلیک کنید. سفارشی کردن نوار مکان‌ها در ابتدا ممکن است این سؤال ایجاد شود که منظور از «نوار مکان‌ها» (Places Bar) چیست؟ اگر کادر محاوره‌ای دستور Open یا Save As را مشاهده کرده باشید، حتماً متوجه‌ نواری عمودی در سمت چپ صفحه شده‌اید. این نوار امکان دسترسی سریع به محل‌های TrustedTemplates ،My Recent Documents ،Desktop ،My Documents ،My Computer  وMy Network Places را فراهم می‌کند. اما این تمام مسئله نیست. در نرم‌افزارهای مجموعه‌ آفیس امکان سفارشی کردن نوار مکان‌ها وجود دارد. در واقع می‌توانید پوشه‌هایی را که از آن‌ها به طور مداوم استفاده می‌کنید، در این قسمت قرار دهید و به کار خود سرعت ببخشید. فایده‌ استفاده از این قابلیت زمانی احساس می‌شود که شما با چندین پوشه پرکاربرد سر و کار دارید و تعویض مسیر اجرای فایل‌ها یا ذخیره‌سازی در بین چندین فایل، دشوار است. در حالی که با این روش تنها با یک کلیک به پوشه‌ مورد نظر دسترسی پیدا می‌کنید. برای سفارشی کردن نوار مکان‌ها باید مراحل زیر را دنبال کنید: 1- روی دکمه ‌Office کلیک کنید. 2- روی عبارت Open کلیک کنید (می‌توانید روی دستور Save نیز کلیک کنید و مراحل بعد را طی کنید). 3- در کادر محاوره‌ای باز شده، پوشه‌ای را که قصد دارید به نوار مکان‌ها اضافه شود، باز کنید. 4- در فضای خالی نوار مکان‌ها راست‌کلیک کنید. 5- روی اولین گزینه یعنی عبارت Add Your Folder (به جای عبارت Your Folder، نام پوشه‌ باز شده قرار دارد) کلیک کنید. با این کار آفیس پوشه‌ شما را به صورت یک آیکون در نوار مکان‌ها قرار می‌دهد. 6- روی دکمه ‌Cancel کلیک کنید. از این پس عملیات بازگشایی و ذخیره‌سازی مربوط به فایل‌های درون پوشه‌های پرکاربرد تنها با یک کلیک امکان‌پذیر است. در عین حال می‌توانید آیکون‌های موجود در نوار مکان‌ها را مدیریت کنید. بدین منظور روی آیکون مورد نظر راست کلیک  کنید و دستور مورد نظر خود را انتخاب کنید. فهرست دستورها به این ترتیب است: Remove: حذف آیکون از نوار مکان‌ها Move Up: یک انتقال به بالا Move Down: یک انتقال به پایین‌ Rename: تغییر نام‌ Large Icon: نمایش بزرگ آیکون‌ها Small Icon: نمایش کوچک آیکون‌ها

ترفندهای آفیس ۲۰۰۷

اشاره : همان‌طور که می‌دانید، رابط کاربری نرم‌افزارهای آفیس 2007 (به‌ویژه در قسمت  نوارابزار و چگونگی قرارگیری دستورها) نسبت به نسخه‌های پیشین دچار تحولات کلی شده است و طبیعتاً کار کردن با آن‌ها مستلزم صرف کردن کمی  زمان است. با این وجود، زمانی که به آن عادت کنید، متوجه‌ مزیت این نوع طراحی خواهید شد. البته علاوه بر نوارابزار اصلی، نوارابزار باریکی در بالای  صفحه و کنار دکمه‌ آفیس قرار گرفته است که به آن نوارابزار دسترسی سریع (Quick Access) گفته می‌شود.

سفارشی کردن نوار ابزار دسترسی سریع‌ همان‌طور که می‌دانید، رابط کاربری نرم‌افزارهای آفیس 2007 (به‌ویژه در  قسمت نوارابزار و چگونگی قرارگیری دستورها) نسبت به نسخه‌های  پیشین دچار تحولات کلی شده است و طبیعتاً کار کردن با آن‌ها مستلزم صرف کردن کمی زمان است. با این وجود، زمانی که به آن عادت کنید، متوجه‌ مزیت این نوع طراحی خواهید  شد. البته علاوه بر نوارابزار اصلی، نوارابزار باریکی در بالای صفحه و کنار دکمه‌ آفیس قرار گرفته است که به آن نوارابزار دسترسی سریع (Quick Access) گفته می‌شود. در واقع به کمک این نوارابزار می‌توانید تنها با یک کلیک به دستورهای پرکاربرد خود دسترسی پیدا کنید. در حالت پیش‌فرض، در این قسمت تنها چند دستور بیشتر وجود ندارد و ممکن است برای شما کافی نباشند. برای رفع این مشکل می‌توانید  چندین دستور دیگر را نیز به این قسمت اضافه کنید. بدین منظور باید مراحل زیر را طی کنید: - روی دکمه ‌Customize Quick Access Toolbar که در کنار نوار ابزار دسترسی  سریع با یک فلش به سمت پایین مشخص شده است، کلیک کنید. البته اگر  دستور مورد نظر شما در فهرست دستورهای نمایش داده شده است، دیگر  لازم نیست مراحل بعدی را طی کنید و تنها باید تیک کنار آن را بزنید. - روی عبارت More Commands کلیک کنید. - اکنون پنجره‌ مربوط به قسمت سفارشی کردن صفحه را مشاهده می‌کنید.  می‌توانید به کمک منوی کرکره‌ای زیر عبارت Choose commands from،  موضوع و نوع عملکرد دستور مورد نظر را انتخاب کنید. - پس از نمایش فهرست دستورهای مرتبط با موضوع انتخابی، دستور مورد نظر خود را انتخاب کنید. - با کلیک دکمه ‌Add، دستور انتخاب شده در فهرست دستورهای نوارابزار  دسترسی سریع قرار خواهد گرفت. - برای افزودن دستورهای جدید باید مراحل 3 تا 5 را دوباره طی کنید. - در انتها روی دکمه ‌Ok  کلیک کنید. بدین ترتیب دستور مورد نظر در نوارابزار دسترسی سریع قرار خواهد گرفت. برای حذف هر دستور نیز می‌توانید روی آیکون آن دستور راست‌ کلیک کنید و عبارت Remove from Quick Access Toolbar را انتخاب کنید. در عین حال می‌توانید مکان این نوارابزار را نیز تغییر دهید. بدین‌منظور  در مرحله‌ سوم باید تیک عبارت Show Quick Access Toolbar Below the Ribbon بزنید. با این کار نوارابزار دسترسی سریع در زیر نوارابزار اصلی قرار می‌گیرد. نمایش فونت‌های یک سند آفیس در کامپیوترهای دیگر به احتمال زیاد هم‌اکنون با خواندن عنوان این مطلب داغ دلتان تازه  شده است! و متوجه شده‌اید که قرار است در مورد چه چیزی صحبت شود. تقریباً همه‌ ما حداقل برای یک بار با این مشکل برخورد کرده‌ایم که  پس از تهیه‌ یک سند وُرد یا یک ارائه‌ پاورپوینت، زمانی که خواسته‌ایم  آن‌ها را در یک کامپیوتر دیگر نمایش دهیم، با صحنه‌ دلخراشی مواجه شده‌ایم: به جای کلمات و حروف، کاراکترهای نامفهومی قرار گرفته‌اند. علت این مسئله بسیار واضح است و آن این که، فونت به کار رفته در سند  یا ارائه‌ شما، در کامپیوتر مورد نظر نصب نشده است. برای رفع این  مشکل قابلیتی در آفیس 2007 وجود دارد که شما را از بابت نمایش صحیح اسناد و ارائه‌ها همراه با فونت و طراحی اولیه در هر کامپیوتر دیگری مطمئن می‌سازد و این امکان را در اختیار کاربر قرار می‌دهد که فونت‌های استفاده شده را به سند مورد نظر پیوست کند (در اصطلاح به این کارEmbed کردن گفته می‌شود). البته در نرم‌افزارهای وُرد و پاورپوینت می‌توان تعیین نمود که تنها کاراکترهای استفاده شده به سند مورد نظر پیوست شوند. این کار باعث کاهش حجم فایل ذخیره شده می‌شود. با این پیش‌زمینه، اکنون به توضیح چگونگی پیوست کردن فونت‌ها به اسناد آفیس می‌پردازیم: - روی دکمه ‌Office  کلیک کنید. - روی دکمه‌ مربوط به تنظمیات برنامه (به عنوان مثال،Word Options) کلیک کنید. - در کادر محاوره‌ای باز شده و در ستون سمت چپ صفحه، روی عبارت Save کلیک کنید. - با استفاده از منوی کرکره‌ای  مقابل عبارت Preserve Fidelity When Sharing This Document تعبیه شده است، سند مورد نظر خود را برای اعمال این تغییر انتخاب نمایید. - تیک عبارت Embed Fonts in the File را بزنید. - اگر می‌خواهید تنها کاراکترهای استفاده شده به سند مورد نظر پیوست شوند، تیک عبارت Embed only the characters used in the document را بزنید. - در انتها روی دکمه ‌Ok کلیک کنید. اگر دقت کرده باشید، در قسمت Preserve Fidelity When Sharing This Document، گزینه‌ دیگری با عنوان Do Not Embed Common System Fonts قرار دارد که به طور پیش‌فرض فعال است. این قابلیت به این دلیل در نظر گرفته شده است که شاید کامپیوتر کاربران دیگر فاقد فونت‌های سیستمی پیش‌فرض باشد و اگر از این بابت مطمئن نیستید، می‌توانید تیک این عبارت را بردارید تا فونت‌های سیستمی نیز به سند شما پیوست شوند.